Modalités de facturation
La participation aux frais d’organisation et de fonctionnement est définie dans le Règlement intérieur (article 6).
Tout salarié entrant dans l’entreprise doit être déclaré, cela matérialise la délégation qui est effectuée par le dirigeant de l’entreprise vers le service de santé au travail. L’employeur a l’obligation de déclarer dès le premier jour et dès le premier salarié.
Note : le service de santé au travail facture son activité sur la base de la délégation de suivi en santé au travail confiée par l’entreprise et qui se matérialise par l’offre socle proposée à tous les adhérents. Cela permet de comprendre que le service ne facture pas des visites, ni des vacations mais bien une responsabilité.
La facturation est déclenchée de la manière suivante :
1- Déclaration annuelle des effectifs - Cotisation annuelle
2- Embauche en cours d’année
3- Absence à la visite
4- Frais
5- Cas particulier de l’intérim
6- Grille tarifaire
1- Déclaration annuelle des effectifs - Cotisation annuelle
(source : Article 8 du Règlement intérieur)
La déclaration des effectifs est une obligation annuelle de l’employeur. Elle est déclenchée en début d’année au travers du portail adhérents.
L’employeur établit :
- La liste des postes de travail de son entreprise,
- La liste de ses salariés et le poste occupé,
- La nature des risques au poste de travail pour chaque salarié.
Sur cette base déclarée en janvier de l’année en cours, la facturation est déclenchée en multipliant le tarif unitaire de cotisation par le nombre de salariés au 1er janvier de l’année en cours.
Les adhérents peuvent bénéficier sur demande par message simple d’une facturation cadencée en 2 ou 4 fois en fonction de leur taille :
- Entreprise avec un effectif de plus de 100 : facturation semestrielle sur la base des effectifs au 1er janvier (montant de la cotisation divisé par 2 pour chaque semestre et facturé à la déclaration et en juillet) ;
- Entreprise avec un effectif de plus de 250 : facturation trimestrielle sur la base des effectifs au 1er janvier (montant de la cotisation divisé par 4 pour chaque trimestre et facturé à la déclaration, en avril, juillet et octobre).
2- Embauche en cours d’année
(source : Article 9 du Règlement intérieur)
La déclaration du nouveau salarié doit être effectuée dès son arrivée dans l’entreprise. L’employeur établit la même définition des salariés que lors d’une déclaration annuelle.
La facturation de l’embauche en cours d’année est déclenchée 2 mois après l’embauche, cela afin d’éviter la facturation des contrats courts inférieurs à 1 mois.
Exemple : le salarié rejoint l’entreprise le 5 mars (mois M), la facture est déclenchée en mai (M+2). Si le salarié est sorti dans l’intervalle, il ne sera pas facturé.
Il convient toutefois de déclarer tous les salariés de l’entreprise car cela correspond au transfert de la responsabilité vers le SMIE. La conséquence est qu’il est aussi opportun de sortir le salarié lors de son départ.
3- Absence à la visite
Toute absence non justifiée à une visite dûment convoquée est facturée. Le délai de prévenance est de 48h ouvrées.
4- Frais
Les coûts spécifiques mis en place pour assurer la mission auprès d’un adhérent hors secteur géographique sont facturés mensuellement.
- Déplacement entre le siège et le centre de visite d’entreprise (aller-retour) pour chaque collaborateur du SMIE,
- Frais de panier repas.
5- Cas particulier de l’intérim
(source : Article 9 du Règlement intérieur)
Les entreprises de travail temporaire (ETT) sont facturées mensuellement sur la base des actes effectués le mois précédent. Les absences sont facturées de la même manière que tous les adhérents.
6- Grille tarifaire
Les tarifs sont fixés annuellement par le Conseil d’administration (novembre/décembre).